Reto
Sumatec es un distribuidor industrial colombiano que atiende categorías donde la disponibilidad es crítica: herramientas, ferretería, productos MRO, seguridad industrial, materiales eléctricos e insumos industriales. Su red nacional reúne 80 bodegas, más de 50.000 SKU y más de 3 millones de registros de inventario que alimentan el proceso de planeación.
Antes de SOBERAN SAI, la planeación de demanda dependía de un sistema heredado y de una gran cantidad de hojas de cálculo. Los planeadores debían exportar, conciliar e interpretar archivos extensos para decidir qué SKU comprar, cuáles trasladar desde otra bodega y qué registros descartar por falta de demanda.
La implementación debía trabajar con los datos reales de Sumatec: código y nombre del producto, bodega de destino, inventario disponible, consumo promedio diario, días de cobertura, frecuencia de reposición, tiempo de entrega, cantidad mínima de compra, múltiplo de empaque, NIT del proveedor, pedidos pendientes, inventario en tránsito, línea de producto y tipo de origen.
Solución
SOBERAN construyó SAI como un espacio de trabajo personalizado para la planeación de demanda. El planeador trabaja desde una sola vista de reabastecimiento: SKU, bodegas, señales de demanda, inventario, pedidos pendientes, mercancía en tránsito, reglas de compra y opciones de traslado aparecen en un mismo flujo, en lugar de estar repartidos entre archivos exportados y hojas de cálculo.
El flujo de datos consolida información de Jaivana, el ERP de Sumatec, junto con el contexto de productos y catálogo del PIM de Magento, los metadatos de bodegas, el historial de demanda, los niveles de inventario y los parámetros de reabastecimiento. Millones de registros se convierten en un modelo listo para que el equipo evalúe cada combinación de SKU y bodega sin reconstruir manualmente el conjunto de datos.
El motor de recomendaciones analiza cada combinación de producto y bodega, descarta los productos sin consumo promedio diario y calcula la necesidad a partir del consumo, el tiempo de entrega, la cobertura objetivo, el inventario de seguridad, las existencias actuales, los pedidos pendientes y la mercancía en tránsito. Después ajusta las cantidades según los mínimos de compra y las reglas de empaque.
Antes de crear una orden de compra, SAI busca excedentes seguros del mismo SKU en otras bodegas. Si el inventario interno cubre la necesidad, recomienda un traslado. Si no, recomienda una compra. Cuando se necesitan ambas acciones, genera una recomendación mixta con las cantidades asignadas a cada bodega de origen.
Resultados
Los planeadores de Sumatec ahora trabajan desde un único entorno de planeación de demanda, en lugar de usar Excel como centro de decisiones. La vista de cada bodega puede mostrar miles de registros, mientras el modelo nacional permite identificar dónde hay inventario disponible para trasladar antes de realizar una nueva compra.
Las recomendaciones aprobadas se envían al ERP de Sumatec como órdenes de compra y traslados agrupados. SAI también genera un registro de trazabilidad por transacción que incluye la recomendación original, la aprobación, los ajustes manuales, las solicitudes enviadas, las respuestas recibidas, los números de documento, el responsable de la ejecución y la hora de envío.
El resultado va más allá de una pantalla más clara para el planeador. Es un flujo operativo controlado: los datos llegan desde el ERP, el PIM, las bodegas y las fuentes de demanda e inventario; SOBERAN calcula qué comprar o trasladar; el equipo revisa y aprueba; el ERP recibe los documentos de ejecución; y la auditoría registra cada cambio.
- bodegas en el país
- 80
- registros de inventario procesados
- 3 millones+
- SKU gestionados
- 50.000+